IFMSA-Japanのスタッフ登録希望者向けインターン

ようこそIFMSA-Japanへ


この度はIFMSA-Japanスタッフ登録をご希望頂きありがとうございます。 IFMSA-Japanではスタッフ登録をご希望頂いた全ての方にこのスタッフインターンを実施しています。 IFMSA-Japanは非常に大きな団体であり、活動の幅も多岐に渡ります。したがって、現在活動しているスタッフでさえも、全てを理解して活動している人は多くはありません。

このインターンでは、IFMSA-Japanでスタッフとして活動するにあたり、知っておいて欲しいスキルや基本的なルールを身につけて頂きます。

このインターンだけでは、IFMSA-Japanの全てを網羅することは出来ませんが、足りない部分はこれからスタッフとして活動していく中で、先輩などに聞きながら徐々に理解していけば問題ありません。

このインターンを終えたあなたが一人前のスタッフとなり、私達と一緒に立派に活動してくれることを願っています。

では早速始めていきましょう。

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※このインターンは2016年10月時点のデータ・方針に沿って作成されています。
質問等ございましたら、副代表内務担当(vpi@ifmsa.jp)までお問い合わせ下さい。

要点 要点チェック
スタッフインターンは全てのスタッフ登録希望者に対して行われる。

団体概要


IFMSA-Japanは「International Federation of Medical Students' Associations-Japan」の略称であり、日本語名は「国際医学生連盟 日本」と言います。本部であるIFMSAはフランスの世界医師会内にあり、IFMSA-Japanはその日本支部で、アジア太平洋地域に属しています。

IFMSA本部について


IFMSAは1951年にヨーロッパで設立された歴史ある学生団体であり、世界保健機関(WHO)や世界医師会(WMA)によって医学生を代表する国際フォーラムとして認められた世界で唯一の医学生団体です。また、国際連盟経済社会理事会(ECOSOC)の会員資格を持っており、非営利・非政治の国際NGOとして広く認められています。

他にも、様々な国際学生団体、国際機関、国連機関*とも公式なパートナーシップを結んでおり、様々な会議に招かれ、医学生の代表として発言しています。

パートナー1 パートナー2 パートナー3

* UNESCO(国連教育科学文化機関)、UNICEF(国連児童基金)、UNAIDS(国連エイズ合同計画)、UNHCR(国連難民高等 弁務官事務所)、UNFPA(国連人口基金)、MSF(国境なき医師団)、IPPNW(核戦争防止国際医師会議)、ICRC(国際赤十字)

2016年10月時点で、122カ国130団体が加盟し、世界に130万人の会員がいます。

世界

IFMSAには公衆衛生、性と生殖・AIDS、人権と平和、医学教育、臨床交換留学、基礎交換留学の6つの常設委員会があり、世界各国で様々な活動をしています。医学雑誌THE LANCETでも、国際保健教育への取り組みが論文の中で大きく紹介され、論説でも触れられる等の功績を持もっています。

IFMSA-Japanについて


IFMSA-Japan(よくI-J《アイジェー》と略されます)は、1961年にIFMSAの日本支部として加盟し、2000年に名称をIFMSA-Japan「国際医学生連盟 日本」とし現在に至ります。

全国の医学部を持つ大学のESS 部や医療系サークルなどの団体会員、および医療系学部の学生による個人会員によって構成されており、2016年10月現在、団体会員58校(医学部全81大学の内)、個人会員700名、最大のメーリングリストには2000名以上が参加しています。

毎年秋に行われる日本総会で開催される総会本会議をIFMSA-Japanの最高意思決定機関とし、6つの常設委員会と各種Officeを中心として日々活動を行っています。

IFMSA-Japanの理念


IFMSA-Japanは様々な活動を行っていく理念として

「社会貢献や国際社会とのつながりの下、幅広い視野を持った医療人を育成し、よりよい社会を目指す国際NGOである」

を掲げており、これはIFMSA-Japanのルールを定めた定款細則にも示されています。

『IFMSA-Japan定款・細則』

IFMSAやIFMSA-Japanについてもっと知りたい方は、下記の団体HPをご覧ください。
IFMSA HP:http://www.ifmsa.org/(英語)
IFMSA-Japan HP:http://ifmsa.jp/(日本語)

要点 要点チェック
世界122カ国130団体がIFMSAに加盟し、世界に130万人の会員がいる。
日本では、団体会員58校、個人会員700名、最大のメーリスには2000名以上が参加している。
IFMSA-Japanには様々な活動の基本となる理念がある。

6つの常設委員会


IFMSA-Japanには6つの常設委員会が存在し、英語名から「スコ」(SCO=Standing Committee)とよく呼ばれます。それぞれの委員会が独立したテーマを掲げて活動しています。

臨床交換留学に関する委員会
SCOPE(スコピ) / Standing Committee on Professional Exchange

基礎研究交換留学に関する委員会
SCORE(スコリ) / Standing Committee on Research Exchange

公衆衛生に関する委員会
SCOPH(スコフ) / Standing Committee on Public Health

性と生殖・AIDSに関する委員会
SCORA(スコラ) / Standing Committee on sexual and Reproductive health including HIV/AIDS

人権と平和に関する委員会
SCORP(スコルプ) / Standing Committee on human Rights and Peace

医学教育に関する委員会
SCOME(スコミ) / Standing Committee on Medical Education

この6つの委員会には、区別をよりわかりやすくするためにSCOカラーと言われるイメージカラーが存在し、そのカラーを基本としたロゴが存在します。

各委員会内にはより具体的な目的を持つプロジェクトが存在し、活動はプロジェクト単位で行われることが多いです。スタッフは基本的に自分の興味を持ったプロジェクトを選択し、そのプロジェクトに属して活動するという形態を取ります。

具体的なプロジェクトなどは、『IFMSA-Japan組織構成』をご覧下さい。

要点 要点チェック
IFMSA-Japanには6つの常設委員会があり、各プロジェクトを中心に活動することが多い。

連絡手段


IFMSA-Japanには200名以上のスタッフが全国に分散しています。

したがって連絡は、メールやLINE、Skypeなどインターネットを介してオンラインで行われます。

様々な連絡手段が存在しますが、IFMSA-Japanではその基本となる連絡は、メーリングリスト(ML)を用いて行われています。MLは、一度に大勢にメールを送信できて非常に便利ですが、誤って送ってしまうとたくさんの人に迷惑がかかってしまいます。したがって、IFMSA-Japanではいくつかのルールを定めています。

扱う情報について


1つのMLにたくさんのメンバーが参加しており、日々連絡を取り合っています。したがって、送る情報には常に注意を払う必要があります。
名簿など個人情報が入ったデータは、ML上では絶対にやり取りしないでください。多くの人があなたの投稿を見ていることを、常に心にとめておいて下さい。

これはLINEやSkypeグループなどでも同様です。

外部とのやり取りをする時


外部とのやり取りは原則メールで行って下さい。

外部の方(外部団体、講師の方、企業等)と連絡を取る際は、必ずIFMSA-Japan 理事ML(i-j_directors@googlegroups.com)にCCしてください。

外部の方に送る前に必ず、プロジェクトや企画の責任者(プロコ, NO)に文面のチェックをお願いしてください。

To、CC、BCCの違い

ここで、メールを送る際にアドレスを記入する欄である、To、CC、BCCの違いを説明したいと思います。

Toは宛先のことであり、普通に送っているメールの宛先メールアドレスは基本的にToに書いています。 CCやBCCは空欄でも問題ありませんが、Toが空欄ではメールを送ることが出来ません。
CCはCarbon Copy、BCCはBlind Carbon Copyの略であり、両方とも宛先(To)以外の送りたい相手に同じメール文章を送ることが出来ます。 CCとBCCの最大の違いは、BCCでは誰にCCしたか分からないようになっているという事です。送信者にしか、誰に送ったかは分からないのがBCCで、相手側にも分かるのがCCです。

メール

CCの使い方

宛先の相手の他にも、メールを送信したことを他のメンバーに知ってもらう必要があるとき、CCした人に送信したメールの内容を見てもらいたいが、直接その人に返信を求めていないときなどにCCを使用します。

例:プロジェクト仲間の1名にメールを送るが、同じ企画メンバーの全員にも確認のために見て欲しいとき

CC

BCCの使い方

誰かと連絡を取る際、相手に分からないように別の誰かにもメッセージを読んでもらいたい場合にはBCCをするようにしましょう。ただし、現在のI-Jでは外部とのやり取りにおいてBCCは使用しません。

BCC

署名について


自分の所属/身元を相手に伝え、公式な団体であることを示すため、I-Jでは以下の形式で署名を統一しています。以下のテンプレートを自分の情報に直して、設定してください。

メール文章に署名を入れる方法としては、「メールの設定」で「署名」に関するものがあるので、そこを編集して行ってください。

例:
---------------------------------------------------
IFMSA-Japan / 国際医学生連盟 日本
SCORP / 人権と平和に関する委員会
Taro IFMSA / イフムサ 太郎
○○○@gmail.com
IFMSA-Japan HP:http://ifmsa.jp
IFMSA-Japan事務局:secretariat@ifmsa.jp
---------------------------------------------------

要点 要点チェック
外部とのやり取りをするときは、必ずIFMSA-Japan理事MLにCCをする。
外部の方に連絡を取る際、プロジェクトや委員会の責任者に文面のチェックをお願いする。

ツールについて


活動をより便利に進めるために、I-Jでは様々なツールを利用しています。

Skype


skype

Skypeは無料通話、チャットが同時に出来るソフトです。スマホにもインストール出来ます(スマホで使用する場合、チャットと会話は同時には出来ません)

Skypeについては、連絡手段のところでも出てきましたが、IFMSAでオンラインミーティングをする際によく用いられます。最近はLINEのグループ電話を用いることも多いのですが、画面共有ができたり、資料の貼付が容易だったりなど、一定の人気があります。

まだSkypeをダウンロードしてない方は下記ページからダウンロードして、予めインストールしておきましょう。

要点 作業チェック
Skypeのインストールが出来た。

ファイルの圧縮


メールやLINEで資料を送る際、複数の資料を同時に送りたい時がよくあります。その際は圧縮してから送ると容量も小さくなり扱いやすくなります。圧縮されたファイルは解凍することで、その中身を表示することが出来ます。

1. 対象ファイルを右クリックし、「送る」⇒「圧縮(zip形式)フォルダ」を選択

2. 対象ファイルが置いてあるフォルダに、新しく圧縮ファイルが作成される

圧縮ファイルをメール添付して送ります。

解凍する際はこの逆の作業を行えばよく、パソコンによってはクリックするだけで解凍できたりもします。

ファイルの共有


複数人にファイルを送りたい場合は、ファイルをネット上にアップロードして共有してあげると便利です。
I-Jでは主にOne DriveとGoogle Driveが用いられます。

One Drive

onedrive

アカウントを持っているプロジェクトでは、One Driveにデータをアップしている物も多くあります。自分が所属するプロジェクトで使用している場合、アカウントやパスワードを把握しておきましょう。

Google Drive

googledrive

Googleのアカウントを持っていると、上の方のタブで”ドライブ”という記載があると思います。それがGoogle Driveです。 左側のタブの”作成”をクリックすると、ワード文書やプレゼンテーションを作成出来ます。それを共有(ファイルを右クリックすると出てきます)機能を使用することで、多くの人に資料を共有することが出来ます。 限定公開、URLを知っている人のみ公開等、設定を変えられるのが長所です。 また、イベント作成時に必須となる「参加申込フォーム」もこちらで作成するので、スタッフとなった折には、先輩スタッフに聞いて、作成出来るようにしていきましょう。 自分が所属している委員会やプロジェクトがどのようなツールを使用しているかによって各ツールの使用頻度は変わってくるので、スタッフで活動していく中で慣らしていきましょう。

他にも様々なファイル共有サービスがあるので、利用目的に応じて使いやすいものを使用するようにしましょう。

要点 要点チェック
ファイルを共有するときはオンラインストレージサービスを用いる。

会計について


Staffであるかないかの1番の違いは、イベントを開催・運営する側なのか、参加する側なのかということです。その際、会計に関する考えが大切になってきます。 I-Jでは、各SCOやOffice、プロジェクトに予算を配分し、それらが様々なイベントの開催費用の補助金となっています。ここでは、補助金を受け取る際の概要・ルールを説明します。

補助金


補助金は年度の初めに予算として各SCOやOfficeに割り当てられます。この補助金は各活動における支出に対して支払われるものであるため、領収書の提出が必要となります。 領収書を書いてもらう際の宛名はSCOやプロジェクトによって書き方が異なるため、イベントの会計係に確認しましょう。但し書きも記入の上、イベントの会計係に提出をお願いします。交通費補助に関しても同様です。 領収書をもらうことで、会計が明らかとなり、自分たちの活動を円滑に運営していくことにも繋がります。心がけていきましょう。

要点 要点チェック
補助金をもらうためには領収書の提出が必要になる。

Staff登録と会員登録について


Staff登録を行うには、個人会員登録をしている必要があります。

個人会員


個人会員は、Membership MLに加入し、国際会議に参加したり、イベントに会員価格で参加できたりします。またStaffは、個人会員である必要があります。 年会費は1,500円で、年度ごとの更新となっています。 個人会員登録申込&個人会員費振込を完了することで、個人会員番号が発行されます。 まだ、個人会員登録が完了していない方は、下記よりお申込ください。

要点 作業チェック
個人会員登録を済ませた。

Staff


個人会員の中で、更に企画や運営にかかわりたいという人は、Staffになって活動することができます。 インターン課題を、担当の者にご提出ください。 確認の後、Staff ML加入やStaff番号の発行を行います。

団体会員


なお、IFMSA-Japanには個人会員の他に団体会員もあります。 こちらは、大学のクラブ、サークルとして参加でき、総会での投票権などが得られます。 現在の加盟大学については、『IFMSA-Japan組織構成』をご覧ください。

要点 作業チェック
IFMSA-Japan組織構成を全て確認した。

おわりに


ここまで読んでくださり、ありがとうございました。IFMSA-Japanがどのような団体で、どのように活動しているのか、イメージは掴めたでしょうか。ここに記載してあることは、Staffとして活動していく中で、自然と身についていくことと思います。そして分からないことがあったら、周りのStaffの仲間に積極的に聞いてみてください。きっと、必ず誰かが応えてくれます。 この後、課題を提出してインターンは終了となります。課題提出後は担当者からの連絡をお待ちください。 いつかどこかで、Staffとして活躍しているあなたに会えることを心から願っています。

目次

ようこそIFMSA-Japanへ

団体概要

IFMSA本部について

IFMSA-Japanについて

IFMSA-Japanの理念

6つの常設委員会

連絡手段

扱う情報について

外部とのやり取りをする時

署名について

ツールについて

Skype

ファイルの圧縮

ファイルの共有

会計について

補助金

Staff登録と会員登録について

個人会員

Staff

団体会員

おわりに