Staff Internship | IFMSA-Japan

ようこそ IFMSA-Japanへ

この度は、IFMSA-Japan Staff登録をご希望いただき、ありがとうございます。IFMSA-Japan ではStaff登録をご希望いただいたすべての方に、このStaff Internshipを実施しています。IFMSA-Japan は非常に大きな団体であり、活動の幅も多岐にわたります。したがって、現在活動しているStaffでさえも、すべてを理解して活動している人は多くはありません。

この Internshipでは、IFMSA-Japan でStaffとして活動するにあたり、知っておいてほしいスキルや基本的なルールを身に着けていただきます。

この Internshipだけでは、IFMSA-Japan のすべてを網羅することはできませんが、足りない部分は、これからStaffとして活動していく中で、先輩などに聞きながら徐々に理解していけば問題ありません。

このInternshipを終えたあなたが一人前のStaffとなり、私たちと一緒に立派に活動してくれることを願っています。

では早速始めていきましょう。

※このInternshipは 2023年3月時点のデータ・方針に沿って作成されています。ご質問等ございましたら、事務局 (secretariat@ifmsa.jp) までお問い合わせください。

　　要点チェック
Staff InternshipはすべてのStaff登録希望者に対して行われる。

団体概要

IFMSA は「International Federation of Medical Students’ Associations」の略称で、本部をデンマークのコペンハーゲンに置いています。IFMSA-Japan は IFMSA の日本支部で、アジア太平洋地域に属しています。IFMSA-Japan の日本語名は「国際医学生連盟日本」と言います。

IFMSA 本部について

IFMSA は1951年にヨーロッパで設立された歴史ある学生団体であり、世界保健機関 (WHO) や世界医師会 (WMA) によって医学生を代表する国際フォーラムとして認められた世界で唯一の医学生団体です。また、国際連合経済社会理事会 (ECOSOC) の会員資格を持っており、非営利・非政治の国際 NGO として広く認められています。

他にも、様々な国際学生団体、国際機関、国連機関とも公式なパートナーシップを結んでおり、様々な会議に招かれ、医学生の代表として発言しています。

2023年3月時点で、140の国と地域が加盟し、世界に150万人の会員が在籍しています。

IFMSA には、臨床交換留学、基礎研究交換留学、公衆衛生、性と生殖に関する健康と権利・HIV/AIDS、人権と平和、医学教育に関する6つの常設委員会があり、世界各国で様々な活動をしています。

医学雑誌 THE LANCET でも、国際保健教育への取り組みが論文の中で大きく紹介され、論説でも触れられるなどの功績を持っています。

IFMSA-Japan について

IFMSA-Japan (I-J / イフムサジャパン) は、1961年に IFMSA の日本支部として加盟し、2000年に名称を IFMSA-Japan「国際医学生連盟日本」とし現在に至ります。

全国の医学部を持つ大学の ESS 部や医療系サークルなどの団体会員、および医療系学部の学生による個人会員によって構成されており、2023年3月現在、団体会員50校、個人会員約430名、無料メーリングリストには約4,000名が参加しています。また、約300名がStaffとしてIFMSA-Japan の運営に関わり、活動しています。

毎年秋に行われる日本総会で開催される総会本会議を IFMSA-Japan の最高意思決定機関とし、6つの常設委員会と各種 Office を中心として日々活動を行なっています。

IFMSA-Japanの理念

IFMSA-Japan は様々な活動行なっていく理念として、

「社会貢献や国際社会とのつながりの下、幅広い視野を持った医療人を育成し、よりよい社会を目指す国際NGOである」

を掲げており、これは IFMSA-Japan のルールを定めた定款細則にも示されています。

IFMSA-Japan定款・細則 (2022年11月6日改定)

IFMSA や IFMSA-Japan についてもっと知りたい方は、下記の団体 HP をご覧ください。
IFMSA HP：http://www.ifmsa.org/
IFMSA-Japan HP：https://ifmsa.jp/

　　要点チェック
世界140の国と地域が IFMSA に加盟し、世界に150万人の会員がいる。
日本では、団体会員50校、個人会員約430名、無料メーリングリストには約4,000名が参加している。
IFMSA-Japan には様々な活動の基本となる理念がある。

6つの常設委員会

IFMSA-Japan には6つの常設委員会が存在し、英語名から「スコ」(SCO = Standing Committee) と呼ばれます。それぞれの委員会が独立したテーマを掲げて活動しています。

　臨床交換留学に関する委員会
　SCOPE (スコピ) / Standing Committee on Professional Exchange

　基礎研究交換留学に関する委員会
　SCORE (スコリ) / Standing Committee on Research Exchange

　公衆衛生に関する委員会
　SCOPH (スコフ) / Standing Committee on Public Health

　性と生殖に関する健康と権利・HIV/AIDS に関する委員会　

　SCORA (スコラ) / Standing Committee on Sexual ＆ Reprodactive Health and Rights including HIV ＆ AIDS

　人権と平和に関する委員会
　SCORP (スコルプ) / Standing Committee on Human Rights and Peace

　医学教育に関する委員会
　SCOME (スコミ) / Standing Committee on Medical Education

この6つの委員会には、区別をより分かりやすくするために SCO カラーといわれるイメージカラーが存在し、そのカラーを基本としたロゴが存在します。

各委員会内には、より具体的な目的を持つプロジェクトが存在し、活動はプロジェクト単位で行われることが多いです。Staffは基本的に自分の興味を持ったプロジェクトを選択し、そのプロジェクトに属して活動するという形態をとります。

具体的なプロジェクトなどは、『IFMSA-Japan 組織構成』をご覧ください。

　　要点チェック
IFMSA-Japan には6つの常設委員会があり、各プロジェクトを中心に活動することが多い。

Support Office

内務
合言葉は”Global”×”Local”
Localな活動はGlobalの活動の芽なのだ、ということを伝えていけるようなサポートをします。
具体的には、Staffのスキルアップしたい！という声に応えたり、
活動の場を探しているという人には相応しい場を案内したり一緒に作ったり…。
委員会のサポートをはじめ、IFMSA-Japanに関わるStaffのサポート、各大学のサポートを担います。

外務
外務部門はいわゆる企業や他の団体からIFMSA-Japanにアクセスしたい人のための「窓口」とIFMSA-Japanから外へ発信するときに情報の整合性などを確認する「番人」の役割を果たしている部署です。

国際業務
IFMSA本部からの情報共有や、（世界総会などの）国際イベントの参加者のサポート、他の国とのコラボ企画などを行う部署です。

＜APRM＞
IFMSAでは、アジア太平洋地域総会(APRM)が毎年１回開かれ、アジア20カ国から医学生が集まり、様々なトピックについてディスカッションを行います。

連絡手段

IFMSA-Japan には約300名のStaffが全国に分散しています。

したがって連絡は、メールや LINE、Skype、Zoom などインターネットを介してオンラインで行われます。

様々な連絡手段が存在しますが、IFMSA-Japan ではその基本となる連絡は、メーリングリスト (ML) を用いて行われています。MLは、一度に大勢にメールを送信できて非常に便利ですが、誤って送ってしまうとたくさんの人に迷惑が掛かってしまいます。したがって、IFMSA-Japan ではいくつかのルールを定めています。

扱う情報について

1つの ML にたくさんのメンバーが参加しており、日々連絡を取り合っています。したがって、送る情報には常に注意を払う必要があります。
名簿など個人情報が入ったデータは、ML 上では絶対にやり取りしないでください。多くの人があなたの投稿を見ていることを、常に心にとめておいてください。

これは LINE や Skype、Slackなどでも同様です。

外部とのやりとりをするとき

外部とのやりとりは原則メールで行なってください。

外部の方 (外部団体、講師の方、企業など) と連絡を取る際は、必ず IFMSA-Japan 理事 ML (i-j_directors@googlegroups.com) にCcしてください。

外部の方に送る前に、必ずプロジェクトや企画の責任者に文面のチェックをお願いしてください。

To、Cc.、Bcc. の違い

ここで、メールを送る際にアドレスを記入する欄である、To、Cc.、Bcc. の違いを説明したいと思います。

To は宛先のことであり、普通に送っているメールの宛先メールアドレスは基本的に To に書いています。Cc. や Bcc. は空欄でも問題ありませんが、To が空欄ではメールを送ることができません。

Cc. はCarbon Copy、Bcc. はBlind Carbon Copy の略であり、両方とも宛先 (To) 以外の送りたい相手に同じメール文章を送ることができます。Cc. と Bcc. の最大の違いは、Bcc. では誰に Cc. したかわからないようになっているということです。送信者にしか誰に送ったかはわからないのが Bcc.、相手側にもわかるのが Cc. です。

Cc. の使い方

宛先の相手の他にも、メールを送信したことを他のメンバーに知ってもらう必要があるとき、Cc. した人に送信したメールの内容を見てもらいたいが、直接その人に返信を求めていないときなどに Cc. を使用します。

例：プロジェクトのStaffの1名にメールを送るが、同じ企画の全員にも確認のために見てほしいとき

Bcc. の使い方

誰かと連絡を取る際、相手にわからないように別の誰かにもメッセージを読んでもらいたい場合、個人情報保護の観点からメールアドレスを知られないようにする場合には、Bcc. をするようにしましょう。

例：イベントの参加者全員に同じメールを送りたい。

署名について

自分の所属 / 身元を相手に伝え、公式な団体であることを示すため、IFMSA-Japan では以下の形式で署名を統一しています。以下のテンプレートを自分の情報に直して、設定してください。

メール文章に署名を入れる方法としては、「メールの設定」で「署名」に関するものがあるので、設定してください。

例：
—————————————-
IFMSA-Japan / 国際医学生連盟日本
SCO〇〇 / 〇〇に関する委員会

Taro IFMSA / イフムサ太郎

Mail：〇〇@gmail.com
IFMSA-Japan HP：https://ifmsa.jp
IFMSA-Japan 事務局：secretariat@ifmsa.jp
—————————————

　　要点チェック
外部とのやりとりをするときは、
必ずi-j_directors@googlegroups.comにCc.する。
外部の方に連絡を取る際、
プロジェクトや委員会の責任者に文面のチェックをお願いする。

ツールについて

活動をより便利に進めるために、IFMSA-Japan では様々なツールを利用しています。

ファイルの圧縮

メールや LINE で資料を送る際、複数の資料を同時に送りたいときがよくあります。その際は圧縮してから送ると容量も小さくなり扱いやすくなります。圧縮されたファイルは解凍することで、その中身を表示することができます。

１．対象ファイルを右クリックし、「送る」→「圧縮(zip形式)フォルダ」を選択
２．対象ファイルが置いてあるフォルダに、新しく圧縮ファイルが作成される
３．圧縮ファイルをメールに添付して送る

解凍する際は、この逆の作業を行なえばよく、パソコンによってはクリックするだけで回答できたりもします。

ファイルの共有

複数人にファイルを送りたい場合は、ファイルをネット上にアップロードして共有してあげると便利です。
IFMSA-Japan では、主に Google Drive と One Drive が用いられます。

Google Drive

Google アカウントを持っていると、上の方のタブで “ドライブ” という記載があると思います。それが Google Drive です。左側のタブの “作成” をクリックすると、ワード文書やプレゼンテーションを作成することができます。それを共有 (ファイルを右クリックすると出てきます) 機能を使用することで、多くの人に資料を共有することができます。限定公開、URL を知っている人のみ公開など、設定を変えられるのが長所です。また、イベント作成時に必須となる「参加申し込みフォーム」もこちらで作成するので、Staffとなった折には、先輩Staffに聞いて、作成できるようにしていきましょう。自分が所属している委員会やプロジェクトがどのようなツールを使用しているかによって各ツールの使用頻度は変わってくるので、Staffで活動していく中で慣らしていきましょう。

One Drive

アカウントを持っているプロジェクトでは、One Drive にデータをアップしているものも多くあります。自分が所属するプロジェクトで使用している場合、アカウントやパスワードを把握しておきましょう。

他にも様々なファイル共有サービスがあるので、利用目的に応じて使いやすいものを使用するようにしましょう。

　　要点チェック
ファイルを共有するときは Google Drive などのオンラインストレージサービスを用いる。

会計について

Staffであるかないかの1番の違いは、イベントを開催・運営する側なのか、参加する側なのかということです。その際、会計に関する考えが大切になってきます。IFMSA-Japan では、各 SCO や Office、プロジェクトに予算を配分し、それらが様々なイベントの開催費用の補助金となっています。ここでは、補助金を受け取る際の概要・ルールを説明します。

補助金

補助金は年度初めに予算として各 SCO や Office に割り当てられます。この補助金は各活動における支出に対して支払われるものであるため、領収書の提出が必要となります。領収書を書いてもらう際の宛名は SCO やプロジェクトによって書き方が異なるため、イベントの会計係に確認しましょう。但し書きも記入の上、イベント会計係に提出をお願いします。交通費補助に関しても同様です。領収書をもらうことで、会計が明らかとなり、自分たちの活動を円滑に運営していくことにもつながります。心掛けていきましょう。

　　要点チェック
補助金をもらうためには領収書の提出が必要になる。

個人会員登録とStaff登録について

Staff登録を行うには、個人会員登録をしている必要があります。

個人会員

個人会員は、Membership メーリングリストに加入し、国際会議に参加したり、イベントに会員価格で参加できたりします。またStaffは、個人会員である必要があります。年会費は1,500円で、年度ごとの更新となっています。個人会員登録申込と個人会員費振込を完了することで、個人会員番号が発行されます。

Staff

個人会員の中で、さらに企画や運営に関わりたいという人は、Staffになって活動することができます。インターン課題を、担当のものにご提出ください。確認後、Staffメーリングリスト加入を行います。

団体会員

IFMSA-Japan には個人会員の他に団体会員もあります。こちらは、大学のクラブ、サークルとして参加でき、総会での投票権などが得られます。

　　要点チェック
　個人会員とStaff、団体会員の違いについて理解した。

おわりに

ここまで読んでくださり、ありがとうございました。IFMSA-Japanがどのような団体で、どのように活動しているのか、イメージはつかめたでしょうか。ここで記載してあることは、Staffとして活動していく中で、自然と身についていくことと思います。そしてわからないことがあったら、周りのStaffに積極的に聞いてみてください。必ず誰かが答えてくれます。この後、課題を提出してStaff Internshipは終了となります。課題提出後は担当者からの連絡をお待ちください。いつかどこかで、Staffとして活動しているあなたに会えることを心から願っています。

課題を提出してインターン終了！